贸易业务部管理制度

贸易业务部管理制度

为加强公司贸易、运输业务管理，达成贸易目标，提升经营绩效，特制定本制度。

第一章 贸易业务部岗位职责

一、 贸易业务部经理岗位职责：

岗位名称：贸易业务部经理

直属上级：总经理 所属单位：贸易业务部部

岗位目的 负责产品贸易、运输业务工作

工作内容：

1、组织编制公司年、季、月度产品贸易、运输计划，并监督实施，做好贸易业务部的日常管理工作。

2、在总经理的领导下进行工作，做好本部门其他工作。对总经理及产品贸易、运输业务负责。

3、组织本部门贸易产品和竞争对手在市场上贸易情况的调查，综合客户的反馈意见，分析及开拓市场，负责合作伙伴的开发。

4、组织贸易、运输结算、统计工作，依照法律法规、制度处理商务纠纷。

5、组织下属人员做好合同的谈判起草和签订履行管理工作。

6、协调合作单位做好铁路运输计划安排。组织好铁路发运、接收相关工作。

7、监督业务人员做好应收账款的催收工作，杜绝呆账死账的发生。

8、负责本部门规章制度的制定、修订，指导、管理、监督部门员工的业务工作，做好部门员工绩效考核和奖惩工作。关心部门员工的生活及思想动态，做好耐心细致的思想教育工作，杜绝经济犯罪事件发生。

9、协调部门内部业务上的动态、信息。

10、完成公司交办的其他工作任务。

11、搞好与公司其他部门之间的团结协助和工作配合。

工作职责：

1、对贸易业务、运输业务和货款回收工作负责。

2、对收发货、运输业务安全负责。

3、负责提出本部门的业务培训计划，并组织部门相关培训工作。

与上级沟通的方式：向直属上级汇报，接受直属上级的口头和书面指导。

同级沟通：与公司其他同级领导保持沟通协调。

给予下级的指导：对部门工作人员进行业务指导和思想沟通。

岗位资格要求：

教育背景：营销、经济管理、贸易经济或相关专业中专及以上学历，经济助理及以上职称。

经验：10年以上工作经验，5年以上相关岗位管理工作经验。

岗位技能要求：

专业知识：熟悉拟从事贸易行业有关政策法规，营销管理以及相关业务知识。

能力与技能：较强的组织协调能力、突发事件应变能力、敏锐的分析判断与独立决策能力。

二、贸易业务部副经理岗位职责：

岗位名称：贸易业务部副经理

直属上级：贸易部经理 所属单位：贸易业务部

岗位目的   主要负责运输业务工作，协助部门经理管理贸易业务

工作内容：

1、在贸易业务部经理领导下，做好运输业务管理工作，协助经理做好贸易业务部的日常管理工作。

2、在经理的领导下进行工作，做好本部门其他工作。对经理及运输业务管理负责。

3、积极开展运输业务工作，积极开拓市场，拓展运输业务渠道。

4、组织运输结算、统计工作，依照法规、制度处理商务纠纷。

5、做好运输合同的谈判、起草和签订工作。

6、协助经理协调合作单位做好铁路运输计划安排。组织好铁路发运、接收相关工作。

7、做好货款回收工作，杜绝呆账死账的发生。

8、协助经理负责本部门规章制度的制定、修订，指导、管理、监督部门员工的业务工作，做好部门员工绩效考核和奖惩工作。关心部门员工的生活及思想动态，做好耐心细致的思想教育工作，杜绝经济犯罪事件发生。

9、协助经理管理本部门相关业务、行政工作。

10、完成公司交办的其他工作任务。

11、搞好与公司其他部门之间的团结协助和工作配合。

工作职责：

1、对贸易业务、运输业务和货款回收工作负责。

2、对收发货、运输业务安全负责。

3、负责提出本部门运输业务培训计划，并组织部门相关培训工作。

与上级沟通的方式：向直属上级汇报，接受直属上级的口头和书面指导。

同级沟通：与公司其他同级领导保持沟通协调。

给予下级的指导：对部门工作人员进行业务指导和思想沟通。

岗位资格要求：

教育背景：营销、经济管理、运输管理或相关专业大专及以上学历，经济助理及以上职称。

经验：10年以上工作经验，5年以上相关岗位管理工作经验。

岗位技能要求：

专业知识：熟悉运输行业有关政策法规，运输管理以及相关业务知识。

能力与技能：较强的组织协调能力、突发事件应变能力、敏锐的分析判断力与团队合作精神。

三、业务员岗位职责：

岗位名称  业务员

直属上级 贸易业务部经理 所属单位 贸易业务部

岗位目的 具体执行贸易产品的采购、销售工作、运输业务管理、协助经理、副经理做好贸易、运输业务工作

工作内容：

1、根据公司制定的贸易计划及运输计划，有序的组织实施落实。

2、参与采购、销售合同的洽谈、起草、签订，并参与处理合同纠纷和商务事故。

3、建立健全合同台帐，并对合同执行情况进行监督。

4、选择、评审、管理合同厂商，建立健全合同厂商的信息档案，并对档案进行规范管理。

5、做好质量跟踪，坚持走访合同厂商。

6、做好市场调查和信息的收集、分析、反馈工作。开拓市场，优化采购、销售渠道。

7、做好日常用户来电、来函、来访的接待、处理工作。

8、树立和提高公司形象，做好相关资料、数据的保密工作。

9、严格执行公司、部门规章制度，认真履行工作职责。

10、坚持原则、廉洁奉公、不谋私利、不徇私舞弊，争强廉洁自律的自觉性。

11、认真完成公司交办的其它工作任务。

工作职责：

1、对公司贸易产品采购销售、运输业务和货款回收工作负责。

2、参与产品质量异议处理及运输业务突发情况处理。

3、负责贸易产品的市场调研工作，及时为公司营销策略调整提供依据。

与上级沟通的方式：向直属上级请示汇报工作，接受直属上级的管理和指导。

同级沟通：与本部室工作人员、本公司有关部门保持沟通联系。

给予下级的指导：对分管业务下属人员进行业务指导。

岗位资格要求：

教育背景：营销、经济管理或相关专业中专及以上学历。

经验：从事煤炭、钢材、水泥、焦炭等大宗物资贸易相关工作1年以上，有丰富的工作经验，或3年以上运输业务工作管理经验。

岗位技能要求：

专业知识：熟悉贸易行业、运输行业有关政策法规，具备营销管理、现场管理以及相关业务知识。

能力与技能：较强的组织能力、管理能力、协调能力、分析判断能力及团队合作精神。

第二章 贸易业务部基本守则

1、严格遵守公司保密协议，客户资料、项目状况、部门会议内容及其它贸易业务部资料不得外传。

2、服装整齐、洁净（着装具体要求见公司规章制度），上班时间内须保持精神饱满的工作状态。

3、严格遵守公司上班作息时间，不迟到、早退。请假者必须填写请假申请单，批准后方可休假，未办理请假手续者作旷工处理。任何请假以不影响部门工作为前提，请假手续按公司规定流程办理。（详见公司请假制度）

4、努力学习、提高自身的业务素质和专业知识，加强个人品德修养。要有工作责任心，争取高效优质完成每项工作任务。

5、工作中服从管理，加强协作，积极主动反映工作中出现的新情况、新问题、并提出合理化建议。

第三章  工作计划和报表制度

一、工作周报（周计划和周总结）

1、工作周报的目的：为了避免工作疏漏和获得公司资源支持，需对本周工作中存在的问题进行分析，并列出下周计划；

（1）填写内容：

①周计划：主要是下周的工作重点，需要支持和资源的在周计划中说明，以便部门经理安排；

②周总结：主要是针对周计划的工作重点，说明它的完成情况及存在的问题；

（2）填写制度：每周五下班前必须递交本周计划完成情况与下周工作计划，如有特殊原因，则需在周一上午9点以前递交。

二、工作月报

1、对本月工作的回顾，找出本月工作的成果和缺点。

2、当月工作回顾，分两部分：一为工作成果；二为工作中存在问题；下月工作计划中必须明确列出工作重点。

3、业务人员必须在每月最后一天递交工作报告

三、贸易业务部例会

贸易业务部每周一下午16：00召开部门工作例会，会议由贸易部经理主持，如遇其出差由贸易部副经理主持，贸易部副经理做会议记录并跟进会议讨论问题解决情况。

第三章 客户管理制度

一、 客户分级制度

1、贸易业务部客户分为三级：A、B、C

1）A主要描述：有明确的需求，并在1月内可以签约的；

2）B主要描述：有明确的需求，2—3个月可以有意向签约的，业务人员与该客户关系处理的比较好，并达成一定的合作共识；

3）C主要描述：该客户有一定潜力，3-6个月跟进时间；但尚未有明确的需求日期；

2、客户分级管理制度

1）随着合作加深，客户的等级会不断的变化，业务人员可以根据市场开拓状况来调整客户的等级。

2）客户等级变化决定在该客户投入的时间和资源不同，所以业务人员所负责客户等级变化后必须在工作汇报中体现。 

3、客户资料管理制度

1）目的：客户资料的有效管理有助于分析客户的需求，挖掘客户的潜力；辅助公司作业务范围的定位及营销策略的制定；

2）新客户资料填写规范与内容；

①为了方便对客户资料的记录，针对电话开发的客户或者初次拜访的新客户，必须填写客户资料表；

②必须填写内容：客户名称、联系人、联系人职位、联系电话、客户状态；

③针对客户拜访：每一次的拜访都要客户拜访的内容、拜访人、拜访的结果及存在的问题写清楚，以便公司提供更好的资源支持；

3）客户资料更新制度；当发生影响客户跟进程度重要的电话，拜访、活动都要对客户资料进行更新；

4、客户信息管理

1）客户信息的搜集主要包括：

①客户的背景资料：客户的组织架构、组织政治；联系电话、通信地址、网站、邮箱；区分客户使用部门、采购部门、支持部门；了解客户具体的使用人员、采购人员、管理层；了解客户同类产品或者解决方案的应用情况；

②项目信息状况：客户最近的采购计划；客户最近项目要解决的主要问题；采购决策人和影响者，谁做决定，谁确定采购指标；谁负责合同条款、采购时间、预算； 

③客户关系信息：主要指客户的决策流程，主要决策人在组织结构中的职责和职任；了解主要人员的个人经历、教育背景、专长、兴趣、喜好、行为特点、家庭情况以及个人生涯发展趋势；了解不同层次的主要决策人、负责人之间的关系；了解同类产品和服务客户使用情况；

④客户规划信息；

⑤项目信息：项目采购进度、预算、需求、决策、竞争、优先评估项等关键因素；

⑥竞争者资料；了解竞争者公司的情况、背景、产品的情况；竞争者客户经理、主要领导的名字、销售的特点；

5、客户投诉管理

客户如对我公司任何部门、任何人的投诉都必须反馈给销售部经理和销售总监，由销售经理协调处理，以保证客户满意度。

6、客户档案管理制度

1）业务人员须将联系过的所有行业客户资料及有潜在需求的企业客户录入公司统一格式的客户资料档案中。

2）对于每一个有可能形成销售的客户，业务人员须将每一次联系的情况登入项目管理档案中。

3）总经理和贸易业务部经理应督促业务人员做好客户资料的建档和整理工作。

4）客户资料和项目管理档案的建立将作为业务人员的日常工作评估的重要依据。

5）档案建立力求真实可靠全面。

6）客户信息的档案资料要求每位业务人员在每周五下班前分别向公司总经理及贸易业务部经理发送一份，对当周增填的内容以不同颜色加以标注。

7）所有涉及客户信息的销售档案文档要求加密，密码由填表人员自行确定，建议原则上三到六个月换一次密码，密码单独由销售人员告知部门经理及总经理。

第四章  贸易业务部工作流程

一、采购工作流程：

在贸易业务中，采购是为销售服务的，因此采购工作必须围绕销售工作来展开，紧紧围绕销售客户有质有量的进行。采购工作流程包括信息收集，询价，比价，议价，评估，索样，决定，请购，订购，协调与沟通，催交，进货验收，整理付款。

1、 信息收集：根据销售客户对产品的质量、数量、价格、供货时间的需求情况，有针对性的收集整理相应的供应商相关资料，特别是供应商资信度调查。

2、 询价，比价，议价，评估，索样，决定是对产品供应商的考察与确定，合作的供应商不仅关系到公司资金安全，也关系到下一步产品销售成本的高低，公司能否实现盈利及盈利率大小。因此对产品供应商的考察和确定必须按照上述完整的程序办理，报公司审批，并制定相应的风险控制预案。

3、 下单：根据销售订单的要求，特别是产品的数量、质量、供货时间，将采购订单下给供应商，订单必须含有以下信息：产品名称、型号、数量、质量、单价、金额、计划到货日期等。

4、 跟催：采购订单完毕以后，业务人员按照采购订单上要求的供货日期，采用时间段向供货商反复核对到货日期直至产品到达我公司或我公司指定的客户所在地。

5、 入库：

一）实物入库：

业务人员收产品之前需核对供应商的送货单是否具备以下信息：供应商名称，订单号，产品名称，数量；如订单上的信息与采购订单不符，征求贸易业务部经理意见是否可以收下。

二）单据入库：

业务人员按照检验合格单，将检验单上的数据入到中，便于以后对帐。但也存在些问题，表现为：1.产品的检验合格单没有入库；2.采购入库订单号和数量比较混乱。

二、销售工作流程：

1、销售的流程分为五个阶段： 

1）项目信息开发阶段：关键点准确的信息；

2）立项阶段：关键点：售前支持，有效的客户关系推进；

3）招投标阶段：关键点：投标或议标

4）商务谈判阶段：关键点：合同审批和合同签订；

5）实施阶段：关键点：验收和资金回款；

2、项目信息开发阶段管理；

项目信息管理；从下面六个方面进行项目信息的搜集：需求、进度、竞争、决策（人和过程）、预算、优势；

项目价值分析：通过分析，判断项目是否适合公司战略规划，市场定位及产品和技术的发展方向。

3、立项阶段的管理；

1）售前支持的目的：为了保证售前技术力量和高级商务人员的有效投入，确保资源的合理配置和公司风险的有效控制，策划和考核项目步骤与行为，做好项目跟踪，降低执行风险，提高项目成功率。

2）提出售前支持的项目，必须与上下游客户沟通“产品技术协议”，项目要求有明确的采购进度、预算、需求、决策、竞争、优势等关键的评估；

3）对投入的成本、销售费用和产出的毛利进行分析，根据分析和风险评估，判断是否继续跟进此项目，售前立项申请得到最终申批通过后，才可以启动跟踪项目；

4）项目的询价；只要经过立项的项目，填写“询价表”，经部门经理审批后，交由负责采购的业务人员询价；

5）项目立项后，主管业务人员及时更新项目的进展情况，具体操作如下：

制定销售行动计划；根据项目营销计划，制定阶段性的销售跟踪目标和销售行动计划。（形式主要有：技术交流、参观考察、方案演示会，客户拜访、高层公关、娱乐活动等）

6）在了解竞争者的能力和客户需求的情况下，确定公司参与竞争所需要的资源、技术和能力，选择合适的合作公司；

4、招投标阶段的管理；

1）在招投标阶段，业务人员的主要工作就是根据招标文件协助技术人员写投标书。

2）对成本和利润进行分析；这是能否开展该项目的重点。

3）制定投标方案整体策略；

4）投标成功或失败填写投标成功/失败分析表；

5、商务谈判阶段的管理；

1）商务谈判的内容包括合同部分、项目实施、第三方管理；合同的审批由总经理负责。

2）商务谈判过程中和预期相比，合同金额、利润会发生很大的改变，如有变化要以口头通知并书面的形式请示总经理；

6、项目实施阶段的管理；

1）完成销售与项目实施的对接工作，填写销售—项目对接单，附合同、技术方案。

2）项目实施按照公司贸易业务部制度做好与客户的沟通协调，成功实施项目，保证客户满意度；

7、技术支持管理办法；

1）合同签订前，以贸易业务部为主导；合同签订后，以负责此项目的直接贸易业务人员为主导；

2）技术支持流程：针对立项的项目，由贸易业务部填写《技术支持申请单》，明确客户需求及预期，交供应商技术部门协助办理。

第五章  货款回收制度

业务人员有责任对自己的销售货款进行催收，一般所有的货款在货到验收合格结算挂账后，按照合同约定的时间（账期）必须收回，回款成本计入销售成本。